إعرف ما لك وما عليك ...

بسم الله الرحمن الرحيم

الحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله,,,

استمرارا مع الأيام الأولى مع مجلس جامعة جريفث و مع منهج الشفافية المتبع في إدارة المؤسسات الحكومية والأهلية في استراليا. وجدت أنه و بمجرد التعيين أو الانتخاب لمنصب ما وبالإضافة لما هو منشور أصلا عن المهام والحقوق و الواجبات على موقع الجهة المعنية إلا انه يتم إعداد برنامج متكامل للتأكد من إدراك الشخص المعني بحقوقه وواجباته خلال تأديته لمهمته.

في حالة مجلس الجامعة بدأت الرحلة التأهيلية بخطاب يبدأ بالتهنئة ثم سلسلة من الخطوات التي يجب القيام بها قبل بداية فترة التكليف ومرفق بتلك الرسالة دستور الجامعة ودليل يتضمن حقوق وواجبات عضو مجلس الجامعة بالإضافة لنماذج تفوض سكرتارية المجلس بإجراءت التأكد من خلو السوابق، كما تعطيهم الحق في الحصول على أي معلومة تهمهم من الجهات ذات العلاقة.

يحرص المجلس على تقديم الدعم الإداري والقانوني لتمكينك الأعضاء من القيام بكافة صلاحياتهم، فمثلا كعضو في المجلس يمكن أن تكون محتاج للتعامل مع طلاب تقل أعمارهم عن 18 سنة مما يعني الحاجة للحصول على البطاقة الزرقاء المخصص لذلك حسب النظام الأسترالي، ولذا تم إرسال جميع النماذج المطلوبة والتعليمات اللازمة للحصول عليها. مع ملاحظة أن كل هذه الأمور تمت ما بين إعلان النتائج و بداية التكليف والذي كان بتاريخ 28/10/2009 مما يعني تمكينك من ممارسة دورك منذ اليوم الأول.

من الأمور الجميلة جدا لترسيخ مفهوم الحقوق والواجبات (ما لك و ما عليك) حيث تم تحديد دورة لمدة نصف يوم للأعضاء المنتخبين حديثا - أربعة أعضاء - و تم عقد عدة لقاءات منفصلة مع كل من سكرتير المجلس و رئيسة المجلس ونائب رئيس المجلس ورئيس الجامعة ونائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية وقد حرص كل منهم على بيان المهام المطلوبة من كل عضو كل فيما يخصه.

سبق هذا اللقاء بأسبوعين إرسال ملف ضخم يتضمن الملفات المساعدة والنقاط التي سيتحدث عنها كل شخص، وقد احتوى الملف الخطط الإستراتيجية للجامعة على الصعيد الأكاديمي والبحثي والمالي مع عرض لميزانية الجامعة المعتمدة للسنتين القادمتين والتقرير السنوي و نسخة لآخر محضرين لمجلس الجامعة. كما تضمن شرحا مفصلا للهيكل الإداري للجامعة. وأخيرا اللوائح المنظمة و دليل أعضاء مجالسي الإدارة العليا في ولاية كوينزلاند.

طبعا جميع هذه الأمور موجودة على موقع المجلس ولكنهم يحرصون على المرور عليها مع العضو الجديد للتأكد من إدراكه الكامل (لما له وما عليه) وذلك من خلال فتح باب النقاش بشكل سلس جدا يجعل العضو يشعر بالانتماء للمجموعة ومشاركتهم في الأهداف من خلال اليوم الأول.

كما تم إرسال قائمة بسير ذاتية مختصرة و معلومات الاتصال المباشر بالأشخاص التنفيذيين في الجامعة من وكلاء للجامعة وعمداء ومدراء عموم ليتعرف عليهم العضو الجديد والذي يتم إرسال معلوماته إليهم أيضا قبل أن يتم تقديمه لهم بشكل مباشر في أول اجتماع يحضره.

كل هذه الأمور تتم بالتواصل المكتوب والتعزيز باتصال هاتفي من قبل فريق محترف ومتفرغ لتذليل الصعاب أمام أعضاء المجلس لتمكينهم من أداء مهامهم بالشكل المطلوب.

اكتفي بهذا القدر فالحديث يطول عن مقدار الوضوح والشفافية المتبعة في إدارة الجامعة و هي عبارة عن مثال لطريقة إدارة المؤسسات الحكومية في دولة تحتل مكانة رفيعة في مؤشر الشفافية وقلة الفساد فهي سياسة معرفة (ما لك وما عليك).

مواضيع أخترتها لك:

• مقدمة عن مجلس الجامعة

• موقع إدارة الجامعة

• من يشفق على من؟

• لما كنا في أمريكا

• إنتخابي لمجلس جامعة جريفث*

• علمتني غربتي

• مصدر الصورة